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會議管理 | 降低會議成本,提升會議效率

會議對于一個企業來說是最常見的內部溝通方式,開會往往是為了解決問題,但是,如果開會的方法不對,不僅問題沒有解決,反而“會”越開越累。

我司的協同辦公OA系統通過明確的任務設定考核目標,幫助企業規范會議執行流程,提高重大會議的傳達率、執行力和監督審批率,從多方面提高企業會議決議的執行效率,打破企業會議“議而不決、決而不行、行而不果”的尷尬局面。

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一、規范會議流程,有序申請

企業每天大會、小會不斷,涉及資源、人力多,怎樣合理安排會議室、確保每場會議時間不沖突、參會人員不缺勤,從而保證會議召開效率呢?

【會議有序申請】

相關人員可以隨時通過流程申請會議,明確具體會議時間、地點、參會人等,在申請過程中根據系統內會議室信息臺賬,查看會議室使用情況,合理安排會議,及時發送會議通知。

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【考勤及時生成】

OA系統在和微信、人力資源系統集成的基礎上,通過人臉識別或者掃描微信二維碼等方式,智能簽到,將識別出的人員信息回傳至OA系統,形成考勤記錄,提高出勤率。

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二、落實任務,明確責任

“會議開完就了事”的現象已經成了許多企業會議遇到的老大難,很多人只帶著聽報告的心態參會,會上形成的任務誰去執行?怎樣監督執行效果?

【記錄決議落實任務】

會議結束后,相關人員可以通過泛微會議管理系統,提交會議記錄,將會議決議劃分為一個個任務,落實到具體的人,明確任務檢查人和完成時間等,提交后,會議任務即刻下達。 

【任務狀態一目了然】

當具體任務生成后,會議執行人可以在“我的任務”內,隨時查看任務,通過任務臺賬,及時了解任務執行狀態,如未提交、待審批等,確保不遺漏。

【任務執行實時監督】

泛微會議管理系統可設立會議檢查人,隨時通過任務臺賬監督任務執行情況,一旦出現延時等情況,可隨時通過系統提醒執行者。

三、報表記錄全程信息

企業每年/月召開會議情況怎么獲悉?會議任務執行情況如何查看?會議考核從何抓起?

【考核報表】

詳細記錄具體人員的會議出勤情況、任務執行情況、所關聯的是哪場會議,提高考核公正性、公平性。

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【會議報表】

明確記錄企業每年/月開過哪些會議、召開時間等信息,幫助管理層理清各類會議召開頻率,效率高。

【任務報表】

幫助企業形成詳細的會議任務臺賬,清晰記錄執行者、檢查人、執行狀態等信息,方便管理層實時查看。


會議管理具體價值

1、規范流程,高效地申請與召開會議,避免會議有沖突

2、以結果為導向,會議任務落實到人,執行結果可追蹤

3、記錄會議的全程信息,提高審批、監督效率

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